Author: admin

 1. ΣΚΟΠΟΣ

Με την παρούσα διαδικασία καθορίζονται όλες οι απαραίτητες ενέργειες για τον έλεγχο και την αξιολόγηση όλων των διεργασιών παραγωγής.

1.1 Η διαδικασία αυτή περιγράφει τον τρόπο παρακολούθησης, μέτρησης και ανάλυσης κατάλληλων δεδομένων με σκοπό να αποδεικνύεται η καταλληλότητα και η αποτελεσματικότητα του Σ.Δ.Π.

1.2 Στόχος της μέτρησης και ανάλυσης δεδομένων που δημιουργούνται ως αποτέλεσμα της παρακολούθησης είναι η αξιολόγηση των σημείων του ΣΔΠ τα οποία μπορούν να βελτιωθούν και η καλύτερη κατανόηση των διαδικασιών / διεργασιών που οδηγούν στην αρτιότερη και επιθυμητή λειτουργία της εταιρείας.

 2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Εφαρμόζεται στα τμήματα ή τους τομείς στους οποίους διενεργούνται κατάλληλες διεργασίες

οι οποίες επηρεάζουν την ποιότητα των προς παράδοση προϊόντων

 3. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

Σχετική Οδηγία εργασίας

 4. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ

Για την τήρηση της παρούσας διαδικασίας αρμόδιοι είναι οι υπεύθυνοι των τομέων που διενεργείται η εκάστοτε διεργασία, καθώς και ο Διευθυντής Παραγωγής

 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

Η Εταιρεία έχει θέσει σε εφαρμογή μηχανισμούς παρακολούθησης μετρήσεις και ανάλυσης οι οποίοι έχουν σαν αποτέλεσμα:

α. Την εξασφάλιση της συμμόρφωσης των εμπορεύσιμων προϊόντων σε σχέση με προδιαγεγραμμένες απαιτήσεις ( παραλαβή, έλεγχος, αποθήκευση, εκτέλεση παραγγελιών, διαχείριση επιστρεφομένων).

β. Την εξασφάλιση της συμμόρφωσης του Σ.Δ.Π ως προς την πολιτική για την ποιότητα και την επίτευξη των στόχων που θέτει η διοίκηση (εσωτερικές επιθεωρήσεις, ανασκόπηση Σ.Δ.Π., εκπαίδευση προσωπικού).

γ. Την αντιμετώπιση των αιτιών που οδηγούν σε μη συμμορφώσεις και την ελαχιστοποίηση αυτών (παράπονα πελατών, μη συμμορφώσεις και διορθωτικές ενέργειες).

δ. Την ικανοποίηση των πελατών της (παράπονα πελατών, μέτρηση ικανοποίησης πελατών).

5.1 Σαν διεργασία ορίζεται οποιαδήποτε θερμική ή άλλου είδους κατεργασία (βαφή κ.λ.π.) μετά το πέρας της οποίας δεν είναι δυνατόν το υλικό που την υπέστη να μετρηθεί για την αποτελεσματικότητά της και η οποία επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την ποιότητα του τελικού προϊόντος.

5.2 Για παρόμοιες διεργασίες (όπως ορίζονται από την παράγραφο 5.1) υπάρχουν σαφής οδηγίες εργασίας που έχουν διανεμηθεί στους κατάλληλους χειριστές, οι οποίες περιγράφουν με πληρότητα την λειτουργία του απαραίτητου εξοπλισμού, τις κατάλληλες περιβαλλοντικές συνθήκες και τους τρόπους υλοποίησης της συγκεκριμένης διεργασίας.

5.3 Το Τμήμα Ελέγχου Ποιότητας και συγκεκριμένα ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας καθορίζει εκείνα τα κριτήρια που θα αποδεικνύουν τη σωστή τέλεση της συγκεκριμένης διεργασίας.

5.4 Ο χειριστής ή ο υπεύθυνος του τομέα που τελείται η συγκεκριμένη διεργασία, σε τακτά χρονικά διαστήματα και όχι μεγαλύτερα του ενός μήνα, εκτός εάν διαφορετικά έχει οριστεί, θα προβαίνει σε έλεγχο της διεργασίας συμπληρώνοντας κατάλληλα το έντυπο “Αναφορά Ελέγχου Διεργασίας”.

5.5 Σε περιπτώσεις μη-συμμόρφωσης το παραπάνω έντυπο διαβιβάζεται στον Προϊστάμενο Ελέγχου Ποιότητας ο οποίος αποφασίζει ανάλογα, για την συνέχιση ή όχι της αντίστοιχης διεργασίας.

Σε άλλη περίπτωση το έντυπο φυλάσσεται στο Κεντρικό Αρχείο του Τμήματος Ελέγχου Ποιότητας.

5.5 Όλες οι διεργασίες υπόκεινται σε ανασκόπηση κατά την διενέργεια Επιθεωρήσεων του Συστήματος Ποιότητας από το Τμήμα Ελέγχου Ποιότητας.

6.ΔΕΙΚΤΕΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ

Κατά την ανασκόπηση του Σ.Δ.Π. ο Διαχειριστής με τον Υ.Δ.Π. μπορεί να θέσουν σε εφαρμογή δείκτες απόδοσης – τεχνικές στατιστικής με σκοπό τον έλεγχο της αποτελεσματικότητας των εφαρμοζόμενων διεργασιών – διαδικασιών του Σ.Δ.Π καθώς και την επίδοση αυτού.

Η εταιρεία χρησιμοποιεί τους εξής δείκτες απόδοσης για την μέτρηση των διεργασιών της: την επίδοση της διεργασίας παράδοσης των παραγγελιών στους πελάτες, την αποτελεσματικότητα του ανθρώπινου δυναμικού, το κόστος διεργασιών. Ως δεδομένα χρησιμοποιούνται ο χρόνος υλοποίησης μιας διεργασίας, ο αριθμός λαθών ανά εργαζόμενο, τα αποθηκευμένα προϊόντα.

Οι δείκτες απόδοσης – τεχνικές στατιστικής μπορούν να προταθούν από τους υπεύθυνους τμημάτων ή και από τους υπεύθυνους εκτέλεσης των ενεργειών όπως αυτές περιγράφονται στις διαδικασίες του ΣΔΠ. αρκεί να έχουν εγκριθεί από τη Διοίκηση.

7.ΜΕΤΡΗΣΕΙΣ ΔΙΕΡΓΑΣΙΩΝ

Για την παρακολούθηση της διεργασίας παράδοσης των παραγγελιών στους πελάτες χρησιμοποιείται ως δείκτης το ποσοστό παραγγελιών που παραδίδονται στο συμφωνημένο χρόνο και συμπληρώνεται το έντυπο μετρήσεις διεργασιών – ΔΠ 9 Ε1.

Με την συμπλήρωση του εντύπου αυτού στο τέλος κάθε μήνα η εταιρεία παρακολουθεί την επίδοση της σχετικής διεργασίας και είναι σε θέση να κρίνει την αποτελεσματικότητα της λειτουργίας της ή την εφαρμογή προληπτικής ενέργειας, αν απαιτείται.

8. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

ΔΠ 9 Ε1 διατηρείται από τον ΥΔΠ

 1. ΣΚΟΠΟΣ

Με την παρούσα διαδικασία καθορίζονται  οι απαιτήσεις έκδοσης , χρησιμοποίησης και ελέγχου όλων των μέσων σήμανσης (Σφραγίδες, Ετικέτες, Ειδικά Έντυπα) που απαιτούνται για το χαρακτηρισμό πάσης φύσεως Υλικών που διακινούνται στην εταιρεία.

 2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Η παρούσα διαδικασία εφαρμόζεται από το προσωπικό Ελέγχου Ποιότητας καθώς και από το προσωπικό που σχετίζεται με την έκδοση, χρήση ή έλεγχο των σφραγίδων καθώς και άλλων μέσων αναγνώρισης – σήμανσης.

 3. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

Έντυπο Παραλαβής Σφραγίδων

 4. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ

Για την εφαρμογή της παρούσης διαδικασίας υπεύθυνοι είναι οι Ελεγκτές Ποιότητας που τις χρησιμοποιούν καθώς επίσης και ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας  ο οποίος τις θέτει σε διάθεση.

 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

5.1 Οι σφραγίδες Ελέγχου Ποιότητας μπορεί να κατασκευαστούν από δύο ειδών υλικά :

Μεταλλικές για υλικά που απαιτούν ένα  χαραγμένο σημάδι και ελαστικές για τη χρήση τους σε Έντυπα , Αναφορές , Σχέδια καθώς  και σε υλικά που μπορεί να καταστραφούν με την χρήση της μεταλλικής σφραγίδας.

5.2 Κάθε σφραγίδα απεικονίζει έναν τομέα της παραγωγής και χρησιμοποιείται  σε ένα και μόνο συγκεκριμένο χρήστη.

5.3 Εκτός των σφραγίδων, στην εταιρεία λειτουργεί και αυτόματο μηχάνημα  αρίθμησης μεταλλικών αντικειμένων το οποίο χρησιμοποιείται για να δίνει Αριθμούς Σειράς στα παραγόμενα προϊόντα.

Άλλοι τύποι μέσων σήμανσης-αναγνώρισης είναι :

5.3.1 Σήμανση Μηχανημάτων

Αύξων ΑΡ :            Έτος :

                                                            Βάρος  :

                                                            Ικανότητα :

Όλα τα  μηχανήματα που παραγγέλλονται για λογαριασμό των πελατών παραδίδονται από τον κατασκευαστικό οίκο στην αποθήκη της εταιρίας. Κατόπιν, η εταιρία παραδίδει το παραληφθέν μηχάνημα στον πελάτη που το παράγγειλε. Τα μηχανήματα φέρουν αριθμό σειράς (serial number) ενώ τα αναλώσιμα αριθμό παρτίδας (batch/lot number). Οι αριθμοί παρτίδας καταγράφονται κατά την εισαγωγή στην αποθήκη ενώ η κίνησή τους παρακολουθείται από τα τιμολόγια.

Ανιχνευσιμότητα

Όλα τα μηχανήματα που προμηθεύει η εταιρεία προς τους πελάτες της παρακολουθούνται από τους αριθμούς σειράς ή παρτίδας. Τα αναλώσιμα παρακολουθούνται από την Αποθήκη και τις Πωλήσεις. Όλα τα προϊόντα της εταιρείας παρακολουθούνται με βάση τις απαιτήσεις των κατασκευαστικών οίκων, οι οποίοι ενημερώνουν την εταιρεία για οτιδήποτε αφορά στην ανιχνευσιμότητα των προϊόντων τους.

5.3.2 Καλούπι με τη φίρμα του πελάτη και το έτος κατασκευής.

5.4 Υπεύθυνος για την έκδοση και τη διανομή των παραπάνω σφραγίδων είναι ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας ο οποίος και συμπληρώνει το Έντυπο Παραλαβής Σφραγίδων το οποίο περιλαμβάνει : την ημερομηνία χρέωσης, τον μοναδικό αριθμό του συγκεκριμένου ελεγκτή, το όνομά του, και το τίτλο εργασίας του. Επίσης σε ειδικό χώρο περιλαμβάνεται το αποτύπωμα κάθε σφραγίδας που αυτός παραλαμβάνει. Ο παραλήπτης βεβαιώνει την αποδοχή των σφραγίδων καθώς και την επίγνωση της παρούσας διαδικασίας για την χρήση τους με την υπογραφή του στο Έντυπο.

5.5 Ο παραλήπτης των σφραγίδων είναι υπεύθυνος για την φύλαξή τους και αποτελεί το μοναδικό άτομο που επιτρέπεται να την χρησιμοποιεί. Επίσης πρέπει να αναφέρει αμέσως τυχόν φθορά η απώλεια.

5.6 Επιστρεφόμενες σφραγίδες δεν επαναχορηγούνται για διάστημα  6 μηνών.

Χαμένες σφραγίδες δεν ξαναχρησιμοποιούνται για 24 μήνες από την ημερομηνία απώλειάς τους.

 1. ΣΚΟΠΟΣ

Με την παρούσα διαδικασία καθορίζονται όλες οι απαραίτητες ενέργειες για την προμήθεια υλικών/ προϊόντων από τους πελάτες.

 2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Εφαρμόζεται στους τομείς Εισερχομένων Υλικών ενώ τον συνολικό έλεγχο έχει ο Προϊστάμενος  Ελέγχου Ποιότητας.

 3. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

Αίτηση Παραγγελίας ΔΠ 06 Ε1,ΔΠ 06 Ε2,ΔΠ 06 Ε3

Αποτελέσματα Ελέγχου Υλικών

 4. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ

Για την εφαρμογή και την τήρηση της παρούσης διαδικασίας αρμόδιοι είναι ο υπεύθυνος Ελέγχου Εισερχομένων.

 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

5.1 Με την γνωστοποίηση της άφιξης προϊόντων από συγκεκριμένο πελάτη, ο αρμόδιος του τομέα Εισερχομένων ενημερώνει τον Διασφάλιση Ποιότητας και παράλληλα φροντίζει για την αποθήκευση των υλικών στους προβλεπόμενους χώρους έξω από το εργοστάσιο.

5.2 Άλλα υλικά παραγωγής που τυγχάνουν προμήθειας από τον πελάτη και ακολουθούν τη διαδικασία “Προμήθειες” (ΔΠ 6.0) και αποθηκεύονται σε κατάλληλους προσωρινούς αποθηκευτικούς χώρους για τη διευκόλυνση των φάσεων της παραγωγής.

5.3 Μετά τον έλεγχο των συνοδευτικών εγγράφων σε συνεννόηση με τον τομέα Εισερχομένων ο αρμόδιος χειριστής προχωρεί στις κατάλληλες φάσεις επεξεργασίας και ελέγχου για την εισαγωγή του υλικού στην κατάλληλη γραμμή παραγωγής, εκδίδοντας παράλληλα έντυπο “ Αποτελέσματα Ελέγχου Υλικών” το οποίο προωθείται για έλεγχο στη Διεύθυνση Διασφάλισης Ποιότητας.

Τα έντυπα τυγχάνουν εγκρίσεως του Προϊσταμένου Ελέγχου Ποιότητας και κατόπιν φυλάγονται στο Αρχείο Προμηθευτών / Προμηθευόμενων Υλικών.

5.4 Τα υλικά που χαρακτηρίζονται μη-συμμορφούμενα από τον υπεύθυνο της αποθήκης σημαίνονται κατάλληλα και προωθούνται στην αποθήκη μη-συμμορφούμενων / απορριπτέων προϊόντων.

5.5 Έκτος εάν συμβατικά ορίζεται διαφορετικά τα μη-συμμορφούμενα /απορριπτέα υλικά δίνονται για ανακύκλωση (scrap).

 1. ΣΚΟΠΟΣ

Με την παρούσα διαδικασία καθορίζεται η πολιτική αγορών και προμηθειών που εφαρμόζει η εταιρεία καθώς και οι ενέργειες που ακολουθούνται για την έγκριση υποψήφιου προμηθευτή καθώς και αποστολή οποιασδήποτε παραγγελίας σε προμηθευτή.

 2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Εφαρμόζεται  για όλα τα προμηθευόμενα υλικά που προέρχονται από την εγχώρια ή την αγορά εξωτερικού.

 3. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

Αίτηση Παραγγελίας (Εσωτερική-Εξωτερική)

Αξιολόγηση Υποψήφιου Προμηθευτή

 4. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ

Για την εφαρμογή της παρούσης διαδικασίας αρμόδιος είναι ο υπεύθυνος Προμηθειών  καθώς και ο υπεύθυνος του Τομέα Εισερχομένων υλικών.

 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

5.1 Για την προμήθεια οποιουδήποτε υλικού απαραίτητη είναι η σύνταξη του εντύπου “Αίτηση Παραγγελίας” από τον υπεύθυνο του Εμπορικού/Οικονομικού Τμήματος και η έγκριση του από το Γενικό Διευθυντή της εταιρείας.

5.2 Το κείμενο της παραγγελίας πρέπει μεταξύ των άλλων να περιέχει οπωσδήποτε :

– Πλήρη περιγραφή υλικού .

– Κωδικός αριθμού υλικού.

– Μονάδα μέτρησης (kg, m, κ.λ.π.)

– Απαιτούμενη ποσότητα.

– Τιμή / Μονάδα μέτρησης.

– Συνολική τιμή ανά υλικό

– Τρόπο και νόμισμα πληρωμής.

– Χρόνο παράδοσης υλικού.

– Τρόπο αποστολής

– Απαιτήσεις Ελέγχου Ποιότητας (Έκδοση Πιστοποιητικών)

5.3 Η “Αίτηση Παραγγελίας” αποστέλλεται με fax  ή email

5.4 Η “Αίτηση Παραγγελίας” φυλάσσεται στο αρχείο Προμηθευτών/Προμηθευόμενων Υλικών ταξινομημένη ανά προμηθευτή και είναι διαθέσιμη κατά την παραλαβή των υλικών για αντιπαραβολή.

5.5 Λόγω της φύσεως τους ορισμένες προμηθευόμενες Α΄ ύλες (π.χ. λαμαρίνα) είναι δυνατόν να μην συμφωνεί η παραγγελθείσα με την ποσότητα παραλαβής όσον αφορά την ποσότητα σε Kg. Αφού εξασφαλισθεί ότι η παραληφθείσα ποσότητα επαρκεί για τις ανάγκες της παραγωγής ενημερώνεται σχετικά ο προμηθευτής. Διαφορετικά ενεργοποιείται αμέσως συμπληρωματική παραγγελία με τη διαδικασία του κατεπείγοντος.

5.6 Τέλος μεγάλη έμφαση δίνεται στους όρους Εξασφάλισης Ποιότητας του προμηθευόμενου υλικού καθώς και στο πιστοποιητικό ποιότητας όπου αυτό είναι απαραίτητο.

5.7 Κάθε προμηθευτής υλικών της εταιρείας αξιολογείται, εκτός εάν η σύμβαση περιλαμβάνει προτεινόμενη λίστα προμηθευτών.

Για την αξιολόγηση υποψήφιου προμηθευτή ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία :

Από τον αρμόδιο χειριστή συντάσσεται, υπό μορφή επιστολής, “Αίτηση Προσφοράς” για συγκεκριμένα υλικά/υπηρεσίες στην οποία μεταξύ των άλλων περιλαμβάνονται οι απαιτήσεις Διασφάλισης Ποιότητας.

Οι απαντήσεις αξιολογούνται από το Οικονομικό/Εμπορικό τμήμα και επιλέγεται η οικονομικά συμφέρουσα για την εταιρεία. Κατόπιν ενημερώνεται το τμήμα Ελέγχου Ποιότητας και αποστέλλει  το έντυπο “Αξιολόγησης Υποψήφιου Προμηθευτή”.

Η απάντηση αξιολογείται από το τμήμα Ελέγχου Ποιότητας και συγκαλείται επιτροπή, στην οποία προεδρεύει ο Γενικός Διευθυντής και παρίστανται ο υπεύθυνος του Οικονομικού/Εμπορικού τμήματος και ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας.

Η επιτροπή αποφασίζει για την έγκριση του προμηθευτή και ακολουθούνται οι διαδικασίες 5.1 έως και 5.6.

Σε περιπτώσεις που η προμήθεια συγκεκριμένου υλικού χαρακτηριστεί επείγουσα διαβιβάζεται στον προμηθευτή “Αίτηση Παραγγελίας” και ταυτόχρονα ενεργοποιούνται οι διαδικασίες αξιολόγησής του.

Το έντυπο “Αξιολόγηση Υποψήφιου Προμηθευτή” αρχειοθετείται  στο Αρχείο Προμηθευτών /Προμηθευόμενων υλικών.

Αξιολόγηση των προμηθευτών και των υποπρομηθευτών επίσης μπορεί να γίνει, όποτε κρίνεται απαραίτητο, και με επιθεωρήσεις στις εγκαταστάσεις του. Περιοδικά, πραγματοποιείται αξιολόγηση των εγκεκριμένων προμηθευτών με θεσπισμένα κριτήρια κατά προμηθευτή. Για την αξιολόγηση των προμηθευτών χρησιμοποιείται το έντυπο ΔΠ 06-Ε4 ‘Αξιολόγηση Υποψηφίου Προμηθευτή’. Υπάρχει κατάλογος με τους αποδεκτούς προμηθευτές ,ΔΠ 06-Ε5.

 1. ΣΚΟΠΟΣ

Με την παρούσα διαδικασία καθορίζεται το σύστημα έκδοσης, τήρησης και διακίνησης εγγράφων και στοιχείων που αφορούν στις διαδικασίες λειτουργίας όλων των τμημάτων της εταιρείας.

 2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ

Εφαρμόζεται στα τμήματα της εταιρείας που σχετίζονται με την έκδοση και τη διακίνηση εγγράφων/εντύπων όπως :

– Διαδικασίες ΚΑΙ Οδηγίες Παραγωγής

– Διαδικασίες Ελέγχου Ποιότητας

– Πρότυπα-Προδιαγραφές

– Σχέδια Προϊόντων και Διαγράμματα

3. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ

Το σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας χρησιμοποιεί έγγραφα για την τεκμηρίωση της λειτουργίας του. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία πρώτα εγκρίνονται από τον Γενικό Διευθυντή και στην συνέχεια διανέμονται για χρήση από το προσωπικό της εταιρείας. Υπεύθυνος για την διανομή και επιτήρηση της χρήσης των εγκεκριμένων εγγράφων είναι ο Υπεύθυνος Ποιότητας. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας έχει την αρμοδιότητα της επίβλεψης των αλλαγών και μεταβολών στα έγγραφα που χρησιμοποιούνται, από την εταιρεία πάγια μετά από την έγκριση του Γενικού Διευθυντή.

 4. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ

ΔΠ 05 Ε1 Κατάσταση Αποδεκτών Ελεγχόμενου Εγγράφου

ΔΠ 05 Ε2 Έντυπο χρέωσης φακέλων σχεδίων

5. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ

Υπεύθυνοι για την τήρηση της διαδικασίας είναι ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας, ο Διευθυντής Παραγωγής και όσοι σχετίζονται με την έκδοση και διακίνηση των παραπάνω εγγράφων.

Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ελέγχει και επιτηρεί όλα τα έγγραφα και τα στοιχεία που έχουν σχέση με το Σύστημα Ποιότητας της επιχείρησης. Όλα τα έγγραφα έχουν εγκριθεί πριν από την χρήση τους από τον Γενικό Διευθυντή. Χωρίς έγκριση του Γενικού Διευθυντή δεν χρησιμοποιείται κανένα έγγραφο μέσα στην εταιρεία. Επίσης ο Υπεύθυνος Ποιότητας ελέγχει την πιστότητα και την πληρότητα των στοιχείων των εγγράφων και επεμβαίνει όταν το κρίνει απαραίτητο, ώστε τα έγγραφα-έντυπα να συμπληρώνονται ορθά. Τα έγγραφα και έντυπα ανασκοπούνται πριν από την έγκρισή της κυκλοφορίας τους στην εταιρεία από τον Υπεύθυνο ποιότητας και τους υπεύθυνους των τμημάτων που τα χρησιμοποιούν. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας τηρεί κατάλογο με την επικεφαλίδα – τίτλο του κάθε εντύπου καθώς και τον κωδικό και την ημερομηνία έγκρισης κυκλοφορίας του εντύπου από τον Γενικό Διευθυντή.

Ο Υπεύθυνος Ποιότητας διατηρεί κατάλογο με τους αποδέκτες των αντιγράφων του εγχειριδίου Διασφάλισης Ποιότητας και ενημερώνει τα αντίγραφα των εγχειριδίων τους. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ανταλλάσσει το νέο έγγραφο με τις εγκεκριμένες αλλαγές ή μεταβολές με το έγγραφο που χρησιμοποιείται. Στην περίπτωση των εντύπων ο Υπεύθυνος ποιότητας φροντίζει να απομακρύνει όλα τα αναθεωρημένα έντυπα. Η αποστολή κάθε εγγράφου που εκδίδεται από την διεύθυνση Διασφάλισης Ποιότητας συνοδεύεται από το “Έντυπο παραλαβής Εγγράφου Ποιότητας”. Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται από τον παραλήπτη και επιστρέφεται στον Υπεύθυνο Ποιότητας. Με αυτόν τον τρόπο επιβεβαιώνεται η παραλαβή της νέας έκδοσης του εγγράφου και η καταστροφή της παλαιότερης

 6. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ

6.1 Μετά την έκδοση και την έγκριση οποιουδήποτε ελεγχόμενου εγγράφου από τον Γενικό Διευθυντή  αυτό ανατυπώνεται σε αριθμό αντιτύπων που συμφωνεί με τον αριθμό των αποδεκτών. Αποδέκτης παντός ελεγχόμενου εγγράφου είναι το Τμήμα Ποιότητας.

6.2 Η Κεντρική Γραμματεία μοιράζει τα έγγραφα στους κατάλληλους αποδέκτες αφού παράλληλα συμπληρώσει κατάλληλα την Κατάσταση Αποδεκτών Ελεγχομένου Εγγράφου.

Κατόπιν την παραδίδει στο Τμήμα Ποιότητας που είναι υπεύθυνο για την αρχειοθέτησή της.

6.3 Το Τμήμα Ποιότητας είναι υπεύθυνο για την διανομή οποιονδήποτε νέων τροποποιημένων στοιχείων που αφορούν ένα συγκεκριμένο ελεγχόμενο έγγραφο με παράλληλη απόσυρση των παλαιών εκδόσεων.

6.4 Ελεγχόμενα έγγραφα με εξωτερικούς αποδέκτες επανέρχονται στο τμήμα ποιότητας με την λήξη της συμβάσεως ή της ισχύος τους με ευθύνη του Προϊσταμένου Ελέγχου Ποιότητας της εταιρείας.

6.5 Τέλος ευθύνη του Τμήματος Ελέγχου Ποιότητας είναι η έκδοση κατάστασης με τα εν ισχύ ελεγχόμενα έγγραφα τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.

7.ΑΛΛΑΓΕΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΟΛΛΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

 Για την αλλαγή και μεταβολή εγγράφου απαιτείται αρχικά ανασκόπηση σε συνεργασία του Υπεύθυνου Ποιότητας και των εμπλεκόμενων υπαλλήλων οι οποίοι είναι χρήστες του εγγράφου. Οι συσκέψεις του Υπεύθυνου Ποιότητας και των εμπλεκόμενων υπαλλήλων σκοπό έχουν να επιφέρουν τέτοιες αλλαγές ή και μεταβολές στα έγγραφα οι οποίες θα λάβουν υπόψη και τις επιδράσεις που μπορεί να έχουν οι αλλαγές αυτές σε άλλα σημεία του Συστήματος Ποιότητας. Μετά από μελέτη των αλλαγών ή και μεταβολών ο Υπεύθυνος Ποιότητας προσκομίζει πρόταση στον Γενικό Διευθυντή. Όταν ο Γενικός Διευθυντής εγκρίνει την νέα αλλαγή ή μεταβολή ο Υπεύθυνος Ποιότητας είναι αρμόδιος για την ενσωμάτωση των αλλαγών και μεταβολών στα έγγραφα και το Σύστημα Ποιότητας.

Στην συνέχεια ο Υπεύθυνος Ποιότητας αντικαθιστά ενσωματώνει το νέο έγγραφο στο Σύστημα Ποιότητας αφαιρώντας το παλαιό, πριν την αλλαγή ή μεταβολή, έντυπο με το νέο. Είναι αρμοδιότητα του Υπεύθυνου Ποιότητας να αντικαταστήσει το νέο έγγραφο με τις αλλαγές ή μεταβολές σε όλα τα σημεία στην εταιρεία. Όλα τα αναθεωρημένα ή τροποποιημένα άκυρα έγγραφα, αυτά τα έγγραφα πριν την αλλαγή απομακρύνονται και καταστρέφονται και αντικαθίστανται με τα νέα. Όλες οι ενέργειες αντικατάστασης των αναθεωρημένων εγγράφων είναι αρμοδιότητα του Υπευθύνου Ποιότητας.

Δεν προσδιορίζεται από το Σύστημα Ποιότητας η χρήση κριτηρίων για την υποχρεωτική επανέκδοση εγγράφων. Κάθε φορά που κρίνεται αναγκαία η αλλαγή ή και μεταβολή ενός εγγράφου, αυτή πραγματοποιείται ως εξής:

• Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ή οι εμπλεκόμενοι υπάλληλοι διαπιστώνουν την αναγκαιότητα.
• Μετά από συσκέψεις των εμπλεκομένων υπαλλήλων που χρησιμοποιούν το έγγραφο και του Υπεύθυνου Ποιότητας συστήνεται πρόταση που μεταφέρεται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας προς τον Γενικό Διευθυντή.
• Ο Γενικός Διευθυντής εγκρίνει την πρόταση.
• Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ενσωματώνει την αλλαγή ή μεταβολή στο Σύστημα Ποιότητας.