1. ΣΚΟΠΟΣ
Με την παρούσα διαδικασία καθορίζεται το σύστημα έκδοσης, τήρησης και διακίνησης εγγράφων και στοιχείων που αφορούν στις διαδικασίες λειτουργίας όλων των τμημάτων της εταιρείας.
2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ
Εφαρμόζεται στα τμήματα της εταιρείας που σχετίζονται με την έκδοση και τη διακίνηση εγγράφων/εντύπων όπως :
– Διαδικασίες ΚΑΙ Οδηγίες Παραγωγής
– Διαδικασίες Ελέγχου Ποιότητας
– Πρότυπα-Προδιαγραφές
– Σχέδια Προϊόντων και Διαγράμματα
3. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ
Το σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας χρησιμοποιεί έγγραφα για την τεκμηρίωση της λειτουργίας του. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται στην εταιρεία πρώτα εγκρίνονται από τον Γενικό Διευθυντή και στην συνέχεια διανέμονται για χρήση από το προσωπικό της εταιρείας. Υπεύθυνος για την διανομή και επιτήρηση της χρήσης των εγκεκριμένων εγγράφων είναι ο Υπεύθυνος Ποιότητας. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας έχει την αρμοδιότητα της επίβλεψης των αλλαγών και μεταβολών στα έγγραφα που χρησιμοποιούνται, από την εταιρεία πάγια μετά από την έγκριση του Γενικού Διευθυντή.
4. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ
ΔΠ 05 Ε1 Κατάσταση Αποδεκτών Ελεγχόμενου Εγγράφου
ΔΠ 05 Ε2 Έντυπο χρέωσης φακέλων σχεδίων
5. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ
Υπεύθυνοι για την τήρηση της διαδικασίας είναι ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας, ο Διευθυντής Παραγωγής και όσοι σχετίζονται με την έκδοση και διακίνηση των παραπάνω εγγράφων.
Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ελέγχει και επιτηρεί όλα τα έγγραφα και τα στοιχεία που έχουν σχέση με το Σύστημα Ποιότητας της επιχείρησης. Όλα τα έγγραφα έχουν εγκριθεί πριν από την χρήση τους από τον Γενικό Διευθυντή. Χωρίς έγκριση του Γενικού Διευθυντή δεν χρησιμοποιείται κανένα έγγραφο μέσα στην εταιρεία. Επίσης ο Υπεύθυνος Ποιότητας ελέγχει την πιστότητα και την πληρότητα των στοιχείων των εγγράφων και επεμβαίνει όταν το κρίνει απαραίτητο, ώστε τα έγγραφα-έντυπα να συμπληρώνονται ορθά. Τα έγγραφα και έντυπα ανασκοπούνται πριν από την έγκρισή της κυκλοφορίας τους στην εταιρεία από τον Υπεύθυνο ποιότητας και τους υπεύθυνους των τμημάτων που τα χρησιμοποιούν. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας τηρεί κατάλογο με την επικεφαλίδα – τίτλο του κάθε εντύπου καθώς και τον κωδικό και την ημερομηνία έγκρισης κυκλοφορίας του εντύπου από τον Γενικό Διευθυντή.
Ο Υπεύθυνος Ποιότητας διατηρεί κατάλογο με τους αποδέκτες των αντιγράφων του εγχειριδίου Διασφάλισης Ποιότητας και ενημερώνει τα αντίγραφα των εγχειριδίων τους. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ανταλλάσσει το νέο έγγραφο με τις εγκεκριμένες αλλαγές ή μεταβολές με το έγγραφο που χρησιμοποιείται. Στην περίπτωση των εντύπων ο Υπεύθυνος ποιότητας φροντίζει να απομακρύνει όλα τα αναθεωρημένα έντυπα. Η αποστολή κάθε εγγράφου που εκδίδεται από την διεύθυνση Διασφάλισης Ποιότητας συνοδεύεται από το “Έντυπο παραλαβής Εγγράφου Ποιότητας”. Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται από τον παραλήπτη και επιστρέφεται στον Υπεύθυνο Ποιότητας. Με αυτόν τον τρόπο επιβεβαιώνεται η παραλαβή της νέας έκδοσης του εγγράφου και η καταστροφή της παλαιότερης
6. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ
6.1 Μετά την έκδοση και την έγκριση οποιουδήποτε ελεγχόμενου εγγράφου από τον Γενικό Διευθυντή αυτό ανατυπώνεται σε αριθμό αντιτύπων που συμφωνεί με τον αριθμό των αποδεκτών. Αποδέκτης παντός ελεγχόμενου εγγράφου είναι το Τμήμα Ποιότητας.
6.2 Η Κεντρική Γραμματεία μοιράζει τα έγγραφα στους κατάλληλους αποδέκτες αφού παράλληλα συμπληρώσει κατάλληλα την Κατάσταση Αποδεκτών Ελεγχομένου Εγγράφου.
Κατόπιν την παραδίδει στο Τμήμα Ποιότητας που είναι υπεύθυνο για την αρχειοθέτησή της.
6.3 Το Τμήμα Ποιότητας είναι υπεύθυνο για την διανομή οποιονδήποτε νέων τροποποιημένων στοιχείων που αφορούν ένα συγκεκριμένο ελεγχόμενο έγγραφο με παράλληλη απόσυρση των παλαιών εκδόσεων.
6.4 Ελεγχόμενα έγγραφα με εξωτερικούς αποδέκτες επανέρχονται στο τμήμα ποιότητας με την λήξη της συμβάσεως ή της ισχύος τους με ευθύνη του Προϊσταμένου Ελέγχου Ποιότητας της εταιρείας.
6.5 Τέλος ευθύνη του Τμήματος Ελέγχου Ποιότητας είναι η έκδοση κατάστασης με τα εν ισχύ ελεγχόμενα έγγραφα τουλάχιστον μία φορά το χρόνο.
7.ΑΛΛΑΓΕΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΒΟΛΛΕΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Για την αλλαγή και μεταβολή εγγράφου απαιτείται αρχικά ανασκόπηση σε συνεργασία του Υπεύθυνου Ποιότητας και των εμπλεκόμενων υπαλλήλων οι οποίοι είναι χρήστες του εγγράφου. Οι συσκέψεις του Υπεύθυνου Ποιότητας και των εμπλεκόμενων υπαλλήλων σκοπό έχουν να επιφέρουν τέτοιες αλλαγές ή και μεταβολές στα έγγραφα οι οποίες θα λάβουν υπόψη και τις επιδράσεις που μπορεί να έχουν οι αλλαγές αυτές σε άλλα σημεία του Συστήματος Ποιότητας. Μετά από μελέτη των αλλαγών ή και μεταβολών ο Υπεύθυνος Ποιότητας προσκομίζει πρόταση στον Γενικό Διευθυντή. Όταν ο Γενικός Διευθυντής εγκρίνει την νέα αλλαγή ή μεταβολή ο Υπεύθυνος Ποιότητας είναι αρμόδιος για την ενσωμάτωση των αλλαγών και μεταβολών στα έγγραφα και το Σύστημα Ποιότητας.
Στην συνέχεια ο Υπεύθυνος Ποιότητας αντικαθιστά ενσωματώνει το νέο έγγραφο στο Σύστημα Ποιότητας αφαιρώντας το παλαιό, πριν την αλλαγή ή μεταβολή, έντυπο με το νέο. Είναι αρμοδιότητα του Υπεύθυνου Ποιότητας να αντικαταστήσει το νέο έγγραφο με τις αλλαγές ή μεταβολές σε όλα τα σημεία στην εταιρεία. Όλα τα αναθεωρημένα ή τροποποιημένα άκυρα έγγραφα, αυτά τα έγγραφα πριν την αλλαγή απομακρύνονται και καταστρέφονται και αντικαθίστανται με τα νέα. Όλες οι ενέργειες αντικατάστασης των αναθεωρημένων εγγράφων είναι αρμοδιότητα του Υπευθύνου Ποιότητας.
Δεν προσδιορίζεται από το Σύστημα Ποιότητας η χρήση κριτηρίων για την υποχρεωτική επανέκδοση εγγράφων. Κάθε φορά που κρίνεται αναγκαία η αλλαγή ή και μεταβολή ενός εγγράφου, αυτή πραγματοποιείται ως εξής:
- Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ή οι εμπλεκόμενοι υπάλληλοι διαπιστώνουν την αναγκαιότητα.
- Μετά από συσκέψεις των εμπλεκομένων υπαλλήλων που χρησιμοποιούν το έγγραφο και του Υπεύθυνου Ποιότητας συστήνεται πρόταση που μεταφέρεται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας προς τον Γενικό Διευθυντή.
- Ο Γενικός Διευθυντής εγκρίνει την πρόταση.
- Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ενσωματώνει την αλλαγή ή μεταβολή στο Σύστημα Ποιότητας.