1. ΣΚΟΠΟΣ
Με την παρούσα διαδικασία καθορίζεται η πολιτική αγορών και προμηθειών που εφαρμόζει η εταιρεία καθώς και οι ενέργειες που ακολουθούνται για την έγκριση υποψήφιου προμηθευτή καθώς και αποστολή οποιασδήποτε παραγγελίας σε προμηθευτή.
2. ΕΦΑΡΜΟΓΗ
Εφαρμόζεται για όλα τα προμηθευόμενα υλικά που προέρχονται από την εγχώρια ή την αγορά εξωτερικού.
3. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΝΤΥΠΑ
Αίτηση Παραγγελίας (Εσωτερική-Εξωτερική)
Αξιολόγηση Υποψήφιου Προμηθευτή
4. ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΧΕΙΡΙΣΜΟΥ
Για την εφαρμογή της παρούσης διαδικασίας αρμόδιος είναι ο υπεύθυνος Προμηθειών καθώς και ο υπεύθυνος του Τομέα Εισερχομένων υλικών.
5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ
5.1 Για την προμήθεια οποιουδήποτε υλικού απαραίτητη είναι η σύνταξη του εντύπου “Αίτηση Παραγγελίας” από τον υπεύθυνο του Εμπορικού/Οικονομικού Τμήματος και η έγκριση του από το Γενικό Διευθυντή της εταιρείας.
5.2 Το κείμενο της παραγγελίας πρέπει μεταξύ των άλλων να περιέχει οπωσδήποτε :
– Πλήρη περιγραφή υλικού .
– Κωδικός αριθμού υλικού.
– Μονάδα μέτρησης (kg, m, κ.λ.π.)
– Απαιτούμενη ποσότητα.
– Τιμή / Μονάδα μέτρησης.
– Συνολική τιμή ανά υλικό
– Τρόπο και νόμισμα πληρωμής.
– Χρόνο παράδοσης υλικού.
– Τρόπο αποστολής
– Απαιτήσεις Ελέγχου Ποιότητας (Έκδοση Πιστοποιητικών)
5.3 Η “Αίτηση Παραγγελίας” αποστέλλεται με fax ή email
5.4 Η “Αίτηση Παραγγελίας” φυλάσσεται στο αρχείο Προμηθευτών/Προμηθευόμενων Υλικών ταξινομημένη ανά προμηθευτή και είναι διαθέσιμη κατά την παραλαβή των υλικών για αντιπαραβολή.
5.5 Λόγω της φύσεως τους ορισμένες προμηθευόμενες Α΄ ύλες (π.χ. λαμαρίνα) είναι δυνατόν να μην συμφωνεί η παραγγελθείσα με την ποσότητα παραλαβής όσον αφορά την ποσότητα σε Kg. Αφού εξασφαλισθεί ότι η παραληφθείσα ποσότητα επαρκεί για τις ανάγκες της παραγωγής ενημερώνεται σχετικά ο προμηθευτής. Διαφορετικά ενεργοποιείται αμέσως συμπληρωματική παραγγελία με τη διαδικασία του κατεπείγοντος.
5.6 Τέλος μεγάλη έμφαση δίνεται στους όρους Εξασφάλισης Ποιότητας του προμηθευόμενου υλικού καθώς και στο πιστοποιητικό ποιότητας όπου αυτό είναι απαραίτητο.
5.7 Κάθε προμηθευτής υλικών της εταιρείας αξιολογείται, εκτός εάν η σύμβαση περιλαμβάνει προτεινόμενη λίστα προμηθευτών.
Για την αξιολόγηση υποψήφιου προμηθευτή ακολουθείται η παρακάτω διαδικασία :
Από τον αρμόδιο χειριστή συντάσσεται, υπό μορφή επιστολής, “Αίτηση Προσφοράς” για συγκεκριμένα υλικά/υπηρεσίες στην οποία μεταξύ των άλλων περιλαμβάνονται οι απαιτήσεις Διασφάλισης Ποιότητας.
Οι απαντήσεις αξιολογούνται από το Οικονομικό/Εμπορικό τμήμα και επιλέγεται η οικονομικά συμφέρουσα για την εταιρεία. Κατόπιν ενημερώνεται το τμήμα Ελέγχου Ποιότητας και αποστέλλει το έντυπο “Αξιολόγησης Υποψήφιου Προμηθευτή”.
Η απάντηση αξιολογείται από το τμήμα Ελέγχου Ποιότητας και συγκαλείται επιτροπή, στην οποία προεδρεύει ο Γενικός Διευθυντής και παρίστανται ο υπεύθυνος του Οικονομικού/Εμπορικού τμήματος και ο Προϊστάμενος Ελέγχου Ποιότητας.
Η επιτροπή αποφασίζει για την έγκριση του προμηθευτή και ακολουθούνται οι διαδικασίες 5.1 έως και 5.6.
Σε περιπτώσεις που η προμήθεια συγκεκριμένου υλικού χαρακτηριστεί επείγουσα διαβιβάζεται στον προμηθευτή “Αίτηση Παραγγελίας” και ταυτόχρονα ενεργοποιούνται οι διαδικασίες αξιολόγησής του.
Το έντυπο “Αξιολόγηση Υποψήφιου Προμηθευτή” αρχειοθετείται στο Αρχείο Προμηθευτών /Προμηθευόμενων υλικών.
Αξιολόγηση των προμηθευτών και των υποπρομηθευτών επίσης μπορεί να γίνει, όποτε κρίνεται απαραίτητο, και με επιθεωρήσεις στις εγκαταστάσεις του. Περιοδικά, πραγματοποιείται αξιολόγηση των εγκεκριμένων προμηθευτών με θεσπισμένα κριτήρια κατά προμηθευτή. Για την αξιολόγηση των προμηθευτών χρησιμοποιείται το έντυπο ΔΠ 06-Ε4 ‘Αξιολόγηση Υποψηφίου Προμηθευτή’. Υπάρχει κατάλογος με τους αποδεκτούς προμηθευτές ,ΔΠ 06-Ε5.